ТӨРИЙН АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ҮНДСЭН ЗААВАР
Г А Р Ч И Г
1.Нийтлэг үндэслэл .............................................................................................. 4-6
2.Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах ............................................... 6-26
2.1. Удирдлагын баримт бичгийн бүрэлдэхүүн, тэдгээрийг зохиож
бүрдүүлэхэд тавигдах нийтлэг шаардлага
2.2. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тавигдах шаардлага
2.3. Баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавигдах шаардлага
2.4. Удирдлагын зарим нэр төрлийн баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх
онцлог
2.4.1.Тушаал
2.4.2. Хуралдааны тэмдэглэл
2.4.3. Албан захидал
2.4.4. Гэрээ /контракт/
2.4.5. Акт
2.5. Гадаадад захидал явуулах
2.5.1. Гадаадад явуулах албан бичгийн стандарт бүрдлүүд
2.6. Албан бичгийг компьютерт бэлтгэх
3. Баримт бичгийн эргэлтийн зохион байгуулалт ............................ 26-36
3.1. Баримт бичгийн эргэлтийн зохион байгуулалтад тавигдах нийтлэг
шаардлага
3.2. Ирсэн бичгийг хүлээн авах, боловсруулах, шилжүүлэх
3.3. Ирсэн бичгийг бүртгэх
3.4. Явуулах бичгийг бүртгэх
3.5. Баримт бичгийг төслөөр боловсруулах, дотоодын баримт бичигтэй
ажиллах
3.6. Цахим шуудангаар баримт бичиг явуулах, хүлээн авах
3.7. Факсаар баримт бичиг явуулах, хүлээн авах
3.8. Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг тооцох
4. Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих ................................... 36-41
4.1. Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих ажлын зохион байгуулалт
4.2. Баримт бичгийг шийдвэрлэх, хариу өгөх хугацаа
4.3. Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих ажлын технологи
5. Иргэдээс гаргасан өргөдөл, санал, гомдлыг хянан шийдвэрлэх ажлын зохион байгуулалт ..................................................................................41-44
5.1. Өргөдөл, гомдлыг хүлээн авах, бүртгэх
5.2. Өргөдөл, гомдлыг хянан үзэхгүй байх, буцаах
5.3. Өргөдөл, гомдлыг шийдвэрлэх, хариу өгөх
5.4. Өргөдөл, гомдлыг хүлээн авч, шийдвэрлэлтэд хяналт тавих
6. Албан хэрэг хөтлөлтийн явцад баримт бичигтэй ажиллах ажлын зохион
байгуулалт .............................................................................. 44-49
6.1. Албан хэрэг хөтлөх ажлын зохион байгуулалтад тавигдах нийтлэг
шаардлага
6.2. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт, түүнийг боловсруулах журам
6.3. Баримт бичгийг ангилан төрөлжүүлэх, албан хэрэг бүрдүүлэх
6.4. Хэргийн дотор баримт бичгийг ангилах
7. Албан хэрэг хөтлөлтийн явцад баримт бичгийг хадгалах, ашиглах ...49-54
7.1. Нууц баримт бичиг, мэдээлэлтэй ажиллах
7.2. Баримт бичгийн хадгалалт, ашиглалт
7.3. Тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх
7. Хавсралтууд ...................................................................................................... 54-72
- Баримт бичигт байх стандарт бүрдлүүд /хавсралт 1/
- Хажуугийн байрлалтай, А-4 хэвлэмэл хуудасны бүрдлүүдийн байрлал, зай хэмжээ /хавсралт 2/
- Төвийн байрлалтай А-4 хэвлэмэл хуудасны бүрдлүүдийн байрлал, зай, хэмжээ /хавсралт 3/
- Баримт бичигтэй ажиллах ажлын зохион байгуулалтын схем /хавсралт 4/
- Ирсэн баримт бичиг, түүнийг хянан шийдвэрлэх үйл ажиллагааны схем
/хавсралт 5/
- Гадагш явуулах баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх үйл ажиллагааны схем
/хавсралт 6/
- Бичиг хэрэгт бүртгэлгүй шилжүүлэх бичгийн жагсаалт /хавсралт 7/
- Ирсэн бичгийн бүртгэл /хавсралт 8/
- Бүртгэл-хяналтын картын маягт /хавсралт 9/
- Өргөдөл, гомдлын бүртгэл /хавсралт 10/
- Баримт бичгийг байгууллагад хүлээн авсан тухай бүртгэл /хавсралт 11/
- Бүртгэл хяналтын картыг бөглөх журам /хавсралт 12/
- Ирсэн бичгийн мэдээ, тайлан /хавсралт 13/
- Явуулсан баримт бичгийн бүртгэл /хавсралт 14/
- Тогтоол, тушаал, захирамжийн бүртгэл /хавсралт 15/
- Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг тооцох хүснэгт /хавсралт 16/
- Шийдвэрлэх хугацаа хэтэрсэн баримт бичиг, өргөдөл, гомдлын мэдээ
/хавсралт 17/
- Хариу ирээгүй баримт бичгийн мэдээ /хавсралт 18/
- Хяналтын картын маягт /хавсралт 19/
- Өргөдөл гомдлын тайлан, мэдээ /хавсралт 20/
- Байгууллагын хэмжээнд баримт бичгийг хянан шийдвэрлэсэн тухай мэдээ,
тайлан гаргах хүснэгт /хавсралт 21/
- Байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт /хавсралт 22/
- Нууц баримт бичгийн бүртгэлийн маягт /хавсралт 23/
- Нууц баримт бичгийг түр олгож ашиглуулсан бүртгэл /хавсралт 24/
Төсөл
-Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар
1.НИЙТЛЭГ ҮНДЭСЛЭЛ
1.1. Албан хэрэг хөтлөлтийн энэхүү зааврын зорилго нь Монгол улсын төр, захиргааны болон аж ахуйн нэгж, байгууллага /цаашид байгууллага гэх/-ын үйл ажиллагаанд үүсч хөтлөгдөж буй албан баримт бичгийн агуулга, бүтэц, хэв загварыг ижилтгэх, баримт бичигтэй ажиллах ажлын арга, хэлбэрийг боловсронгуй болгох, албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд баримт бичгийн эмх цэгц, бүрдэл, хадгалалт, ашиглалтыг сайжруулахад оршино.
1.2. Энэхүү заавар нь байгууллагын баримт бичиг зохион бүрдүүлэх, хянан шийдвэрлэх болон баримт бичигтэй ажиллах ажлын зохион байгуулалтын нийтлэг журмыг тогтооно.
1.3. Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааны эрх зүйн үндэс нь Монгол улсын архивын тухай хууль, Төрийн албан ёсны хэлний тухай хууль, Баримт бичгийн цуврал стандарт, албан хэрэг хөтлөлтийн менежментийн олон улсын стандарт, холбогдох бусад эрх зүйн акт болон энэхүү заавар байна.
1.4. Заавар нь мэдээлэл зөөгчийн төрлөөс үл хамааран баримт бичиг боловсруулах, стандартын дагуу зохиож бүрдүүлэх, бичиг хэрэгт хүлээн авах, бүртгэх, хянан шийдвэрлэх, ангилан төрөлжүүлэх, албан хэрэгт хадгалах, мэдээлэл лавлагаанд ашиглах зэрэг баримт бичигтэй ажиллах ажлын бүх хүрээг хамрана.
1.5. Албан хэрэг хөтлөлтийн ажлыг байгууллага, салбарын хэмжээнд зохион байгуулах, боловсронгуй болгох, удирдлагаар хангах, энэхүү зааврын хэрэгжилтэд хяналт тавих, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд орчин үеийн мэдээллийн технологи нэвтрүүлэх асуудлыг яам, агентлаг болон бусад байгууллагад Төрийн захиргаа, удирдлагын газар /хэлтэс/, аймаг, нийслэлд Засаг даргын Тамгын газар /Төрийн захиргааны хэлтэс/ тус тус хариуцна.
1.6. Байгууллага нь албан хэрэг хөтлөлтийн талаар баримтлах бодлого, үйл ажиллагаагаа дотоод дүрэм, журам, болон холбогдох бусад эрх зүйн актын үндсэн дээр хэрэгжүүлнэ.
1.7. Байгууллага бүрт албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан орон тооны ажилтан /цаашид бичиг хэргийн ажилтан гэх/ байна. Бичиг хэргийн ажилтан дараах үүрэгтэй байна. Үүнд:
-Байгууллагад ирсэн баримт бичгийг хүлээн авах, ангилах, бүртгэх, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх,
-Явуулах баримт бичгийг хүлээн авч, бүрдлийг шалгах, бүртгэх, дугтуйлах, хаяглах, илгээх,
-Баримт бичгээр тавьсан асуудлын шийдвэрлэлтийн явцад хяналт тавих, үр дүнг удирдлагад мэдээлэх, шийдвэрлэх хугацаа хэтэрсэн баримт бичиг, өргөдөл гомдлын мэдээг тогтмол гаргах,
-Дотооддоо боловсруулсан болон гадагш явуулах баримт бичгийн стандартын дагуу зохиож бүрдүүлсэн эсэхэд хяналт тавих,
-Байгууллагын үйл ажиллагаанд үүсч хөтлөгдсөн баримт бичиг, мэдээллийг ангилах, төрөлжүүлэх, мэдээллийн санд оруулах ажлыг зохион байгуулах,
-Иргэдийн өргөдөл, гомдлын шийдвэрлэлтэд хяналт тавих, мэдээ, тайлан гаргах ажлыг зохион байгуулах,
-Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг холбогдох ажилтнуудын оролцоотойгоор нэгтгэн гаргаж, байгууллагын хэмжээнд мөрдүүлэх,
-Бичиг хэрэгт төвлөрөн хадгалагдаж буй баримт бичгийг дараа оны эхэнд ангилан төрөлжүүлж, хэрэг бүрдүүлэх, байнга хадгалах баримт бичигт архив зүйн боловсруулалт хийж, байгууллагын архивт шилжүүлэх ажлыг зохион байгуулах,
-Зохион байгуулалтын нэгжүүдийн албан хэрэг хөтлөлт, баримт бичигтэй ажиллах ажиллагаанд хяналт тавих, арга зүйн удирдлагаар хангах.
Бичиг хэргийн ажилтнуудын эрх үүрэг, хариуцлагыг тэдгээрийн ажлын байрны тодорхойлолтод нарийвчлан тусгана.
1.8. Байгууллагын газар, хэлтэс /цаашид зохион байгуулалтын нэгж гэх/-ийн хэмжээнд бичиг хэргийн ажлыг зөв зохион байгуулах талаарх хариуцлагыг холбогдох нэгжийн удирдлага хүлээнэ. Зохион байгуулалтын нэгжийн баримт бичгийн бүртгэл, хяналтын ажлыг тухайн нэгжийн аль нэг ажилтанд албан ёсоор хариуцуулна.
1.10. Нууц болон цахим баримт бичиг, мэдээлэлтэй ажиллах, иргэдийн өргөдөл, гомдлыг хянан шийдвэрлэх асуудлыг байгууллагын хэмжээнд холбогдох хууль тогтоомж болон энэхүү зааврын үндсэн дээр баталж, мөрдүүлсэн тусгай журмаар зохицуулна.
1.11. Зааврын хэрэгжилтэнд мэргэжлийн үүднээс хяналт тавих, холбогдох гарын авлага, зөвлөмж, стандарт боловсруулж, мөрдүүлэх ажлыг Засгийн газрын хэрэгжүүлэгч агентлаг – Архивын ерөнхий газар хариуцна.
2. УДИРДЛАГЫН ҮЙЛ АЖИЛЛАГААГ БАРИМТЖУУЛАХ
2.1. Удирдлагын баримт бичгийн бүрэлдэхүүн. Албан бичиг зохиож бүрдүүлэхэд тавигдах шаардлага.
2.1.1. Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах явцад цаасан суурьтай болон цахим баримт бичиг үүсч, хөтлөгдөнө. Удирдлагын үйл ажиллагаанд ашиглаж буй баримт бичгийг зохих журам, стандартын дагуу хөтөлж, бүрдүүлсэн байна.
2.1.2. Цахим, тоон хэлбэрээр илэрхийлэгдсэн мэдээллийг цахим баримт гэнэ. Цахим баримтыг боловсруулахдаа холбогдох программ хангамж, техник хэрэгслийг ашиглана.
2.1.3. Байгууллага нь эрх хэмжээнийхээ хүрээнд хууль тогтоомж, эрх зүйн актад нийцүүлэн дүрэм, журам, заавар зэрэг зохион байгуулалтын баримт бичиг, тогтоол, тушаал, захирамж зэрэг захирамжлалын баримт бичиг баталж, гаргана. Хамтын байгууллагын шийдвэрийг баримтжуулж тогтоол гаргах бөгөөд асуудлыг хамтран хэлэлцэх явцад хуралдааны тэмдэглэл хөтөлнө. Байгууллагын дотоод үйл ажиллагаа нь төлөвлөгөө, тайлан, илтгэх хуудас, танилцуулга, акт гэх мэт мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгүүдэд тусгагдана. Гаднын байгууллагатай асуудлыг албан бичиг, тоотоор харилцаж, шийдвэрлэнэ.
2.1.4. Байгууллага нь өөрийн үйл ажиллагааны холбогдолтой баримт бичгийг боловсруулах, зохион бүрдүүлэх, ёсчлохдоо MNS 5140:2002, MNS 5141:2002, MNS 5142:2002 буюу албан хэрэг хөтлөлтийн цуврал стандартад тодорхойлсон техникийн шаардлагуудыг мөрдлөг болгоно.
Баримт бичигт байх бүрдлүүдийн нэр, тэдгээрийг хэвлэмэл хуудсанд бичих зай, хэмжээ, байрлалыг 1,2,3 дугаар хавсралтад хүснэгтээр үзүүлэв.
2.2. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тавигдах шаардлага
2.2.1. Төр, захиргааны байгууллагын албан баримт бичгийг стандартын шаардлагын дагуу хэвлэлийн аргаар бэлтгэсэн, төрийн сүлд, соёмбо бүхий хэвлэмэл хуудсан дээр, аж ахуйн нэгж, компанийн албан баримт бичгийг бэлэгдэл тэмдэг, лого бүхий хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэнэ.
2.2.2. Байгууллагын захиргаа болон өөрөө бие даан тушаал, шийдвэр гаргах, албан бичгээр харилцах эрх бүхий зохион байгуулалтын нэгжүүд нь дараах төрлийн хэвлэмэл хуудсыг ашиглана. Үүнд:
а/ захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас;
б/ удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас;
в/ албан бичгийн хэвлэмэл хуудас.
2.2.3. Төрийн сүлд, соёмбо бүхий хэвлэмэл хуудсыг стандартын шаардлагын дагуу хэвлэлийн аргаар бэлтгэнэ.
2.2.4. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсыг цагаан буюу цайвар өнгийн цаасан дээр бэлтгэнэ. Баримт бичгийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа бичвэрийн талбай нь цаасны зүүн захаас 30 мм, баруун захаас 15 мм, дээд захаас 20 мм, доод захаас 20 мм-ээс доошгүй байхаар тохируулна.
2.2.5. Гадаадын байгууллагатай өргөн харилцаатай газрууд албан бичгийн хэвлэмэл хуудсаа гадаад хэл дээр, эсвэл 2 хэл дээр хэвлүүлж болно.
2.3. Баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавигдах шаардлага
Албан баримт бичгийг албан хэрэг хөтлөлтийн цуврал стандартад тодорхойлсон бүрдлүүдийн дагуу доорхи журмаар зохиож үйлдэнэ.
2.3.1.Төрийн сүлд, соёмбо
Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төрийн сүлд, соёмбыг төвийн байрлалаар, албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төвийн болон хажуугийн байрлалаар, байгууллагын нэрийн дээр голлуулж, MNS5142:2002 стандартад заасны дагуу хэвлэнэ.
2.3.2. Бэлэгдэл ба барааны тэмдэг
Компани, аж ахуйн нэгжийн бэлэгдэл тэмдэг /лого/-ийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа компанийн дүрэм, түүнийг үүсгэн байгуулсан тухай шийдвэрийг үндэслэнэ.
2.3.3. Байгууллагын нэр
Байгууллагын нэрийг хэвлэмэл хуудсанд заахдаа түүнийг үүсгэн байгуулсан тухай холбогдох шийдвэрийг үндэслэх бөгөөд байгууллагын албан ёсны, бүтэн нэрийг бичнэ. Мөн байгууллагын зохион байгуулалтын статус, өмчийн хэлбэрийг түүний нэрийн ард зааж өгнө.
Хэрвээ хэвлэмэл хуудсанд удирдах дээд байгууллагын нэрийг бичих шаардлагатай бол түүнийг байгууллагын нэрийн дээр жижиг үсгээр бичнэ.
Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжүүд болон төв, орон нутгийн салбар нь албан бичгээр харилцах эрхтэй бол тэдгээрийн нэрийг хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын нэрийн дор бичнэ.
2.3.4. Байгууллагын хаяг
Байгууллагын албан ёсны хаяг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд заавал байх бөгөөд дараах бүрдэлтэй байна. Үүнд:
а/ шуудангийн хаяг,
б/ улсын бүртгэлийн дугаар,
в/ цахим шуудан, и-мэйлийн хаяг
г/ утас, факсын дугаар.
2.3.5. Баримт бичгийн нэр
Дотооддоо боловсруулсан буюу гадагш явуулж буй баримт бичгийн нэр нь байгууллага, аж ахуйн нэгж, компанийг үүсгэн байгуулах тухай баримт бичгээр тодорхойлогдсон, албан хэрэг хөтлөлтийн стандартад заасан удирдлагын баримт бичгийн нэр төрөлд нийцсэн байх бөгөөд албан бичгээс бусад баримт бичигт тэдгээрийн нэрийг заавал бичнэ.
2.3.6. Баримт бичгийн огноо
Баримт бичгийн огноог араб тоогоор он, сар, өдөр гэсэн дарааллаар бичнэ. Он, сар, өдрийн тоог цэгээр зааглан, хоёр хос араб тоогоор, харин оныг дөрвөн оронтой араб тоогоор, сар өдрийг хоёр хос араб тоогоор тэмдэглэнэ.
Жишээ нь: 2009.03.06
Захирамжлалын болон хяналт шалгалт, санхүүгийн холбогдолтой баримт бичгийн огноог тоо, үсэг оролцуулан бичиж болно.
Албан бичгийн огноог хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээний дотор гараар бичнэ.
Хэд хэдэн байгууллага хамтарч боловсруулсан баримт бичигт огноог хамгийн сүүлд гарын үсэг зурсан өдрөөр бичнэ.
Жишээ нь: 2009 оны 03 дугаар сарын 10.
2.3.7. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар
Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь түүнийг бичиг хэрэгт бүртгэх үед олгосон тооны болон үсэг тооны холимог индекс болно. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн индекс, тухайн баримт бичгийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ.
Баримт бичгийг гол төлөв байгууллагад хүлээн авсан буюу гадагш явуулсан дарааллаар, оны эхнээс нэгдсэн дугаар өгч, бүртгэнэ.
Баримт бичигт гарын үсэг зурсан буюу түүнийг хэлэлцэж баталсны дараа бичиг хэрэгт хүлээн авч, бүртгэнэ.
Хоёр буюу хэд хэдэн байгууллага хамтран гаргасан баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь байгууллага тус бүрийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэх бөгөөд тэдгээрийг хооронд нь ташуу зураасаар холбож, баримт бичигт байгаа зохиогчийн нэрийн дарааллын дагуу бичнэ.
Огноо бүртгэлийн дугаар аваагүй баримт бичгийг гадагш явуулахыг хориглоно.
2.3.8. Хариутай бичгийн огноо, дугаар
Хариутай бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээний дотор араб тоогоор, гараар бичнэ. Энэ тохиолдолд тэргүү бичихгүй.
2.3.9. Харилцагчийн нэр хаяг
Албан бичгийг байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгж, албан тушаалтан болон хувь хүмүүсийн нэр дээр хаяглаж, явуулна.
Албан бичгийг байгууллагад хаяглахдаа түүний албан ёсны нэрийг бүтнээр бичнэ.
Өргөдөл, гомдол, саналын хариуг тухайн иргэний нэр, хаягаар явуулна.
Удирдах албан тушаалтан болон гадаадын байгууллага, хүмүүст илгээх бичигт “танаа”, “ноён”, “хатагтай” гэсэн үг хэрэглэнэ.
Албан тушаалтанд бичиг хаяглахдаа цэргийн болон эрдмийн цол, хавсран гүйцэтгэж буй албан тушаалын нэрийг зааж болно.
Баримт бичигт 4-ээс илүүгүй хаяг байна. Хэрэв 4-ээс дээш байгууллагад албан бичиг явуулах бол тэдгээрийн нэрсийн жагсаалтыг тусад нь үйлдэх бөгөөд баримт бичиг дээр зөвхөн тухайн харилцагчийн хаягийг бичнэ.
2.3.10. Баталсан тэмдэглэл
Баримт бичгийг удирдах албан тушаалтан гарын үсэг зурж, батлах буюу эсвэл тушаал, шийдвэр гаргаж батална.
Баримт бичгийг албан тушаалтан баталж байгаа бол баталсан тухай тэмдэглэлд “Батлав” гэсэн үг хэрэглэн албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо зэргийг бичнэ.
“Батлав” гэсэн бүрдлийг баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт том үсгээр хамгийн урт мөрнөөс ижил зайтайгаар голлуулж бичнэ. Энэ нь байгууллагын дотоод журам, төлөвлөгөө, удирдамж зэрэг баримт бичигт гол төлөв хамаарна.
Баримт бичгийг захирамжлалын баримт бичгээр баталж байгаа тохиолдолд баталсан тухай тэмдэглэлд тухайн байгууллагын нэр, баримт бичгийн он, сар, өдөр, дугаар, нэрийг зааж, дараах байдлаар бичнэ.
Жишээ нь: Монгол улсын Засгийн газрын
2009 оны 04 дүгээр сарын
20-ны өдрийн 64 дүгээр тогтоолоор батлав.
Баталсан тухай бүрдлийг баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт байрлуулна.
2.3.11. Удирдлагын заалт
Удирдлагын заалтыг баримт бичиг дээр цохолтын хэлбэрээр бичих бөгөөд уг заалт нь хариуцан шийдвэрлэх ажилтны нэр, өгч байгаа үүргийн товч утга, хэрэгжүүлэх хугацаа, гарын үсэг, огноо гэсэн бүрдэлтэй байна. Удирдлагын заалт буюу цохолтыг хажуугийн байрлалаар хэвлэгдсэн А4 албан бичгийн эхний хуудасны нүүрэн талд, бичвэрийн дээд талын сул зайнд гараар бичих буюу эсвэл тусгай саналын хуудсан дээр үйлдэж болно. Нэг баримт бичигт 3-аас илүүгүй цохолт хийгдэнэ.
2.3.12. Баримт бичгийн тэргүү
Баримт бичгийн гарчиг буюу тэргүү нь түүний агуулгыг товч, хураангуй илэрхийлсэн байвал зохино.
Албан бичгийн тэргүүг хажуугийн байрлалаар, хэвлэмэл хуудсанд тавьсан тэмдэглэгээнд багтаан бичнэ. Захирамжлалын баримт бичгийн тэргүүг баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарын дор голлуулан байрлуулж, бичнэ. Гадаадад илгээх болон А5 албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тэргүү бичихгүй.
2.3.13. Бичвэр
Баримт бичгийг текстэн буюу бичвэр хэлбэрээр, эсвэл хүснэгтэн хэлбэрээр бэлтгэнэ.
Баримт бичгийг бичвэр хэлбэрээр боловсруулахад дараах нийтлэг шаардлага тавигдана. Үүнд:
-баримт бичгийн утга санааг бүрэн зөв илэрхийлсэн байх,
-товч тодорхой, ойлгомжтой, логик дэс дараалалтай байх,
-үг үсгийн болон хэл найруулгын хувьд алдаа мадаггүй байх.
Баримт бичгийн бичвэрийг шаардлагатай үед бүлэг, дэд бүлэг, зүйл, дэд зүйлд хуваан тоо буюу үсгээр дугаарлана. Бүлэг, дэд бүлэг нь гарчигтай байж болох бөгөөд тэдгээрийн нэрийг хуудасны зүүн захаас зай авч, эхний үсгийг томоор бичнэ.
Баримт бичиг хүснэгтэн хэлбэрээр байх тохиолдолд доторх мөр, багануудын гарчгийг нэр үгээр илэрхийлж, нэрлэхийн тийн ялгалаар бичнэ. Хэрэв хүснэгт нь нэгээс дээш хуудастай бол хүснэгтийн багануудыг дугаарлаж, дараагийн хуудсанд тэдгээрийн зөвхөн дугаарыг тавина.
Гарын үсэг зурагдсан баримт бичигт ямар нэг засвар, өөрчлөлт хийхийг хориглоно.
2.3.14. Хавсралтын тухай тэмдэглэл
Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдсан бол хавсралтын тэмдэглэлийг бичвэрийн төгсгөлд сул мөр орхиод дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь: Хавсралт 5 хуудастай, 2 хувь.
Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдаагүй бол хавсралтын нэр, хуудасны тоо, хичнээн хувь болохыг дурдах бөгөөд хэд хэдэн хавсралттай бол араб тоогоор тус бүрийг дугаарлана. Харин хавсралтыг товхимол болгон эмхтгэж хэвлэсэн бол хуудасны тоог заахгүй. Мөн тухайн баримт бичигт өөр хавсралт бүхий баримт бичгийг хавсаргасан бол энэ тухай дараах байдлаар бичнэ.
Хавсралт: Төрийн өмчийн хорооны 2008 оны 06 сарын 05-ны өдрийн №02/172 тоот бичиг, хавсралтын хамт бүгд 9 хуудас.
Захирамжлалын баримт бичиг хавсралттай бол энэ тухай тэмдэглэлд түүний нэр, огноо, дугаарыг зааж, эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь:
Хууль зүй, дотоод хэргийн сайдын 2009 оны 03 сарын 10-ны өдрийн 101 дүгээр тушаалын хавсралт.
2.3.15. Гарын үсэг
“Гарын үсэг” бүрдэлд гарын үсэг зурж буй хүний албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал орно. Хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдсэн баримт бичигт албан тушаалын нэрийг сайд, дарга, захирал гэх мэтээр товч, хэвлэмэл хуудасгүй болон хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын нэрийг хэвлээгүй тохиолдолд бүтнээр бичнэ.
Гарын үсэг бүрдэлд гарын үсэг зурж буй хүний албан тушаалын нэрийг хамгийн урт мөрөнд голлуулж бичнэ.
Албан тушаалын хэвлэмэл хуудсан дээр гарын үсэг зурж буй хүний албан тушаалын нэрийг бичихгүй.
Баримт бичигт хэд хэдэн хүн гарын үсэг зурах тохиолдолд тэдгээрийн нэрийг албан тушаалын зэрэг, дэвийн дарааллын дагуу бичнэ.
Ижил албан тушаалын хэд хэдэн хүн хамтарч, гарын үсэг зурах тохиолдолд гарын үсгийг нэг мөрөнд байрлуулна.
Хэд хэдэн байгууллага хамтран боловсруулсан баримт бичигт гарын үсэг зурах тохиолдолд хэвлэмэл хуудас хэрэглэхгүй.
Бусад байгууллагад явуулж буй баримт бичигт байгууллагын дарга буюу орлогч, зохион байгуулалтын нэгжийн дарга байгууллагын дүрэм, дотоод журмаар тодорхойлогдсон эрх үүргийн дагуу гарын үсэг зурна.
Төлөвлөгөө, тайлан, удирдамж, танилцуулга зэрэг мэдээлэл-лавлагааны шинж чанартай баримт бичигт зохион байгуулалтын нэгжийн болон албан тушаалын нэрээ зааж, боловсруулсан ажилтан гарын үсэг зурна.
Байгууллагын даргын эзгүйд албан баримт бичигт үүрэг гүйцэтгэгч, эсвэл байгууллагын даргыг албан ёсоор орлож буй албан тушаалтан гарын үсэг зурна.
Нэгдсэн удирдлагын зарчмыг үндэслэн тушаал, захирамж зэрэг баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна. Хэрэв баримт бичгийн агуулгыг хэд хэдэн байгууллага хариуцаж байгаа бол баримт бичигт 2-оос доошгүй гарын үсэг байна.
Комисс, ажлын хэсгээс гаргасан баримт бичгийн баталгааны хэсэгт албан тушаалын нэрийг бус, харин тухайн комиссын бүрэлдэхүүнд хэн, ямар үүрэгтэй оролцож буйг зааж, тэдгээрийн нэрийг бичнэ. Жишээ нь:
Ажлын хэсгийн дарга гарын үсэг /гарын үсгийн тайлал/
Гишүүд гарын үсэг /гарын үсгийн тайлал/
Акт, дүгнэлт, шийдвэр гэх мэт комисс, ажлын хэсгээс боловсруулсан баримт бичигт комиссын бүх гишүүд гарын үсэг зурна.
Хуралдааны тэмдэглэлд хурал даргалагч болон нарийн бичгийн дарга гарын үсэг зурна.
Мөнгө-санхүүгийн холбогдолтой баримт бичигт байгууллагын дарга болон ерөнхий нягтлан бодогч гарын үсэг зурна.
Олон хувиар үйлдэн шуурхай хүргүүлж буй төлөвлөгөө, удирдамж, хөтөлбөр, урилга, мэндчилгээ зэрэг баримт бичигт гарын үсгийн дардас, эсвэл цахим гарын үсэг хэрэглэж болно. Харин тэдгээрийн эх хувь дээр албан ёсны гарын үсэг зурна.
Цахим баримтын албан ёсны хуулийн хүчинтэй байдал, мэдээллийн нууцлалыг хамгаалах зорилгоор цахим гарын үсэг ашиглах бөгөөд түүнийг хэрэглэхтэй холбогдсон харилцааг энэ талаарх хууль тогтоомж, тусгай журмаар зохицуулна.
2.3.16. Санал өгсөн тухай тэмдэглэл
Дотооддоо боловсруулсан баримт бичгийн төсөлд байгууллагын удирдлага, зохион байгуулалтын нэгжүүд саналаа виз хэлбэрээр өгнө. Баримт бичигт санал өгсөн тухай тэмдэглэл нь баримт бичигт санал өгч буй хүний албан тушаал, нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо гэсэн бүрдэлтэй байна. Жишээ нь:
Тамгын газрын дарга гарын үсэг Ц.Баярсайхан
/он сар өдөр/
Баримт бичгийн төсөлд тусгайлан өгөх саналтай бол энэ талаар санал өгөх тухай тэмдэглэлийн хэсэгт дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь:
Саналыг хавсаргав.
Санхүүгийн хэлтсийн дарга гарын үсэг Г.Галбаатар
Баримт бичгийн төсөлд шаардлагатай бүх зохион байгуулалтын нэгж, албан тушаалтнаас санал авна. Тухайлбал:
-Удирдлага, зохион байгуулалт, гэрээ эрхийн холбогдолтой баримт бичгийг хэлэлцэж, батлахдаа хуулийн хэлтэс /ажилтан/-ээс заавал санал авна.
-Боловсон хүчний талаарх тушаалын төсөлд хүний нөөцийн хэлтэс /ажилтан/-ээс албан ёсны санал авна
-Тухайн баримт бичиг, шийдвэрийн хэрэгжилт нь мөнгө, санхүүтэй холбоотой бол уг баримт бичгийн төсөлд санхүү, эдийн засгийн хэлтэс /ерөнхий нягтлан бодогч/ саналаа өгнө.
-Баримт бичгийн төслийг стандартын дагуу зохиож, бүрдүүлсэн эсэхэд Төрийн захиргаа, удирдлагын газар /хэлтэс/ хяналт тавина.
-Салбарын хэмжээнд мөрдүүлэх баримт бичгийн төсөлд хариуцсан чиглэлийн хэлтэс /ажилтан/-ээс санал авсан байна.
Саналыг байгууллагад үлдэж байгаа эх хувийн сүүлийн хуудасны ар талд үйлдэнэ.
2.3.17. Тамга, тэмдэг
Баримт бичгийн албан ёсны хүчин төгөлдөр байдал болон албан тушаалтны гарын үсгийг тамга тэмдэг дарж, баталгаажуулна. Байгууллагын тамгыг дарга, орлогчийн, байгууллагын тэмдгийг зохион байгуулалтын нэгжийн даргын гарын үсэг зурсан баримт бичиг дээр дарна. Тусгайлан заагаагүй бол албан бичгийн гадаадад явуулах хувь дээр тамга, тэмдэг дарахгүй. Тамга, тэмдгийг гарын үсэг зурагдсан хэсгийг оролцуулж, тэгш, тод дарна.
2.3.18. Хуулбар үнэн болох тухай тэмдэглэл
Баримт бичгийн хуулбарыг “Гарын үсэг” бүрдлийн дор дараах байдлаар баталгаажуулна. Баталгааны бүрдэлд “Хуулбар үнэн” гэсэн тэмдэглэл, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо, тэмдэг орно. Жишээ нь:
ХУУЛБАР ҮНЭН
Захиргааны удирдлагын
хэлтсийн дарга гарын үсэг Д.Батхуяг
2009.03.15.
Баримт бичгийн хуулбар хувийг байгууллагын тэмдгээр баталгаажуулах бөгөөд хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэж болно. Тогтоол, тушаал, захирамж зэрэг захирамжлалын баримт бичгийн хуулбарыг холбогдох газруудад хүргүүлэхдээ “ХУУЛБАР ҮНЭН” гэсэн тэмдэглэл хийхгүй, зөвхөн байгууллагын тэмдэг дарж, баталгаажуулна.
2.3.19. Баримт бичиг боловсруулсан тухай тэмдэглэл
Баримт бичиг боловсруулсан тухай бүрдэлд түүнийг боловсруулсан, хянасан ажилтны нэр, гарын үсэг, утасны дугаар байна. Энэ тэмдэглэгээг байгууллагад үлдэх хувийн сүүлийн хуудасны ар талын зүүн доод хэсэгт бичнэ.
2.3.20. Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэл
Тэмдэглэлийг дараах байдлаар хөтөлнө. Үүнд:
а/ явуулсан хариу бичгийн дугаар, огноо, эсвэл хэрхэн шийдвэрлэсэн тухай товч бичих,
б/ хөтлөх хэрэгт шилжүүлсэн тухай зааж, дугаарыг тавих
в/ хариуцсан ажилтан буюу зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг зурж, огноо бичих
2.3.21. Байгууллагад хүлээн авсан тухай тэмдэглэл
Гаднаас ирсэн баримт бичгийг албан ёсоор хүлээн авсныг нотлон бүртгэлийн тэмдгийг баримт бичгийн эхний хуудасны ар талын зүүн доод хэсэгт дарна. Тэмдэгт бүртгэлийн дэс дугаар, хүлээн авсан огноо, бичиг хэргийн ажилтны гарын үсэг байна.
2.3.22. Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл
Баримт бичгийн эхний хуудасны баруун доод хэсэгт хадгалсан файлын нэрийг бичнэ. Мөн цахим бичлэгийг эрж хайхад шаардлагатай бусад өгөгдлүүд /он сар өдөр, формат г.м/-ийг нэмж бичиж болно.
2.4. Удирдлагын зарим нэр төрлийн баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх онцлог
2.4.1. Тушаал
2.4.1.1. Байгууллагын дарга болон түүнийг орлож буй албан тушаалтан эрх хэмжээнийхээ хүрээнд удирдлагын нэгдсэн зарчмын үндсэн дээр тушаал гаргаж, мөрдүүлнэ.
2.4.1.2. Байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааны болон боловсон хүчний асуудлаар тус тусад нь тушаал гаргана. Тушаалын төслийг удирдлагын шийдвэрийн үндсэн дээр зохион байгуулалтын нэгжүүд ажил, үүргийн чиглэлийн дагуу хариуцан бэлтгэнэ.
2.4.1.3. Тушаалыг хэвлэлийн аргаар бэлтгэсэн, тусгай хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэх бөгөөд түүнд зайлшгүй байх бүрдлүүд нь:
а/ төрийн сүлд, соёмбо эсвэл байгууллагын бэлэгдэл тэмдэг
б/ байгууллагын нэр
в/ баримт бичгийн нэр
г/ огноо
д/ үйлдсэн газрын нэр
е/ дугаар
ё/ тэргүү
ж/ бичвэр
з/ гарын үсэг
и/ тамга тэмдэг
к/ санал өгсөн тухай тэмдэглэл
л/ боловсруулсан тухай тэмдэглэл
м/ шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэгээ
н/ санамжинд байх мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл зэрэг болно.
2.4.1.4. Тушаалын тэргүүн нь түүний агуулгыг товч, тодорхой тусгасан байна.
2.4.1.5. Тушаалын бичвэр нь тэмдэглэх ба захирамжлах гэсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ.
2.4.1.6. Тушаалын тэмдэглэх хэсэгт уг баримт бичгийг зохиож бүрдүүлсэн үндэслэл, авах арга хэмжээний зорилт, шаардлагын тухай бичнэ.
Хэрэв тушаал гаргах үндэслэл ямар нэг хууль тогтоомж, дээд газрын шийдвэртэй холбоотой бол тэмдэглэх хэсэгт уг эрх зүйн актын нэр, огноо, гарчиг, дугаарыг зааж өгнө.
2.4.1.7. Тушаалын захирамжлах хэсэгт авах арга хэмжээ, хариуцах эзэн, гүйцэтгэх хугацааг тогтоосон заалтууд орно. Захирамжлах хэсэг нь өөр хоорондоо холбоотой хэд хэдэн заалтуудтай байж болох бөгөөд заалт бүрийг араб тоогоор дугаарлана.
2.4.1.8. Тушаалын захирамжлах хэсгийн заалтуудыг үйл үгийн захиран тушаах хэлбэрээр бичнэ.
Захирамжлах хэсэгт тушаалын биелэлтийг хариуцсан болон түүний хэрэгжилтэд хяналт тавих зохион байгуулалтын нэгж, удирдах ажилтны нэрийг тодорхой заана.
Хэрэв тушаалаар ямар нэг баримт бичиг /заавар, дүрэм, журам г.м/ баталж, мөрдүүлж байгаа бол тэдгээрийг тушаалд хавсаргах бөгөөд урьд өмнө гарсан тушаалыг өөрчлөх буюу зарим заалтыг хүчингүй болгож байгаа бол захирамжлах хэсэгт энэ тухай дурдаж, хүчингүй болгож байгаа шийдвэр, түүний холбогдох заалтын дугаар, огноог заавал бичнэ.
2.4.1.9. Байгууллагын дарга тушаалын төсөлд гарын үсэг зурахаас өмнө холбогдох хэлтэс, нэгж, албан тушаалтнуудаас виз авч, шаардлагатай тохиолдолд танилцуулга хийж хавсаргах бөгөөд тухайн асуудлаар урьд өмнө гарсан шийдвэрүүд, тэдгээрийн хэрэгжилт, тушаал шинээр гарах болсон үндэслэл, тушаалын үндсэн агуулгын талаар товч тодорхойлж бичнэ.
2.4.1.10. Тушаалын төсөлтэй холбогдох албан тушаалтан ажлын 1-2 хоногт багтаан танилцаж, зохих журмын дагуу виз өгсөн байна. Визийг тушаалын өнгөн хувийн төгсгөлийн хуудасны ар тал дээр үйлдэнэ.
2.4.1.11. Виз нь тушаалын төсөлд санал өгч буй албан тушаалтны нэр, түүний гарын үсэг, гарын үсгийн тайллаас бүрдэнэ. Тушаалын төсөлд виз авахдаа албан тушаалын эрэмбээр зохион байгуулна.
2.4.1.12. Тушаал нэг буюу түүнээс дээш хавсралттай байж болно. Энэ тохиолдолд хавсралт тус бүрийг дугаарлаж, эхний хуудсан дээр түүнийг баталгаажуулж, байгууллагын тэмдэг дарна. Тушаалд хавсралтын тухай дурдаагүй бол ямар нэгэн баримт бичгийг хавсаргаж үл болно.
2.4.1.13. Тушаалын төслийг баримт бичгийн стандартын дагуу зохиож бүрдүүлсэн байдалд Төрийн захиргааны удирдлагын газар /хэлтэс/ хяналт тавина. Тушаалыг 2 хувь үйлдэх бөгөөд байгууллагын дарга гарын үсгээ зурж, тамгаар баталгаажуулсан байна.
Гарын үсэг зурсны дараа тушаалд засвар, нэмэлт, өөрчлөлт оруулахыг хориглоно.
2.4.1.14. Байгууллагын даргын эзгүйд тушаалд үүрэг гүйцэтгэгч, эсвэл байгууллагын даргыг албан ёсоор орлож буй албан тушаалтан гарын үсэг зурж болно. Боловсон хүчний болон хөрөнгө, санхүүгийн холбогдолтой тушаал, шийдвэрт зөвхөн байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.
2.4.3. Хуралдааны тэмдэглэл
2.4.3.1. Хурал, зөвлөгөөн, ажил хэргийн уулзалтын үед хуралдааны тэмдэглэл хөтөлнө.
2.4.3.2. Хуралдааны тэмдэглэл дараах бүрдэлтэй байна. Үүнд:
- байгууллагын нэр
- баримт бичгийн нэр
- хуралдсан он, сар, өдөр
- дугаар
- үйлдсэн газрын нэр
- бичвэр
- гарын үсэг, баталгаа
- шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэгээ
- санамжинд байх мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэгээ
2.4.3.3. Хуралдааны тэмдэглэл нь: Хэлэлцсэн нь, Сонссон нь, Шийдвэрлэсэн нь гэсэн дарааллаар, хэлэлцсэн асуудал тус бүрээр бичигдэнэ.
“Хэлэлцсэн нь” гэсэн хэсэгт хуралдааныг хэн даргалсан, хэзээ, хаана болж өнгөрсөн, хэн хэн оролцсон, ямар асуудал хэлэлцсэн талаар бичнэ.
Хэрэв хуралд 15-аас дээш хүн оролцсон бол тэдгээрийн нэрсийн жагсаалтыг хуралдааны тэмдэглэлд хавсаргана. Хэрэв хуралдааны тэмдэглэлийг зөвхөн тодорхой хүрээнд үзэж, танилцах шаардлагатай бол ”Албан ажлын хэрэгцээнд” гэсэн тэмдэглэгээг эхний хуудсан дээр хийнэ.
“Сонссон нь:” гэсэн хэсэгт хуралдааны эхлэл, явц, хэлэлцсэн илтгэл, сонсгол болон холбогдож гарсан асуулт хариулт, санал шүүмжлэлийг хэлэлцсэн асуудлын дарааллаар, үг хэлсэн хүн тус бүрээр бичнэ.
“Шийдвэрлэсэн нь:” гэсэн хэсэгт хуралдаанаас гаргасан шийдвэр, дүгнэлт, удирдлагын чанартай заалтууд, хариуцах эзэн, гүйцэтгэх хугацааг тодорхой бичнэ.
Хуралдаан дээр гарсан ямар нэг онцгой санал, дүгнэлтийг хуралдааны тэмдэглэлд тусгайлан хавсаргана. Хуралдаанаар ямар нэг баримт бичгийг хэлэлцэж, баталсан бол энэ тухай хурлын тэмдэглэлд тусгаж, уг баримт бичгийг түүнд хавсаргана.
2.4.3.4. Хуралдааны тэмдэглэлийг стандартын дагуу бүрдүүлэх бөгөөд хурлын дарга, нарийн бичгийн дарга гарын үсэг зурснаар хүчин төгөлдөр болно.
Хуралдааны тэмдэглэлийг хурал дууссанаас хойш 3 хоногт багтаан эцсийн байдлаар бэлтгэж, зохих журмын дагуу албажуулсан байна.
2.4.3.5. Хуралдааны тэмдэглэлийг хөтлөхдөө техник хэрэгсэл ашиглаж болно. Хэрэв хуралдааны тэмдэглэлийг соронзон хальсанд бичсэн бол түүнийг цаасан дээр буулгасны дараа хуралдааны эх бичлэгтэй тулгаж, нягтална. Илтгэгч ярих зүйлээ дэлгэцээр үзүүлэхээр бэлдсэн бол холбогдох бичлэгийг цаасан дээр хэвлэн хуралдааны тэмдэ